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职责、权限和沟通

作者:沧州水利勘测设计院 来源: 日期:2015-9-13 9:50:49 人气:


5.5  职责、权限和沟通

5.5.1  职责和权限

    为确保质量管理体系的有效运行,经院长批准建立的本院组织机构图、本院质量管理体系框图和质量管理体系过程职责分配表,明确了各职责的相互关系。

    领导层和各部门的职责如下:

    a) 院长

    1) 对本院工作全面负责,向全院员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性;

    2) 确定本院的宗旨增强顾客满意;

    3) 制定质量方针和总质量目标,并确保质量目标的展开;

    4) 主持管理评审;

    5) 确保资源的获得;

    6) 任命管理者代表。

    b) 副院长

    1) 协助院长建立、保持本院的质量管理体系;

    2) 协助院长制定质量方针、质量目标;

    3) 协助院长做好管理评审;

    4) 按照院长分工,抓好分管部门的工作。

    c) 经营处

    1) 负责与顾客有关的过程;

    2) 负责顾客满意程度的监视和测量;

    3) 负责设计委托方的选择、评价。

    d) 总工办

    1) 负责过程监视和测量;

    2) 负责产品的监视和测量;

    3) 负责不合格品的控制;

    4) 负责数据分析;

    5) 负责持续改进措施的实施;

    6) 负责监测装置的统一管理。

    e) 设计室

    1) 在项目经理的统一协调下做好本专业设计项目的策划及设计工作,按时提供优良的设计文件;

   2) 负责管理好本部门管理和使用的顾客财产;

    3) 负责本部门产生的不合格品的控制;

    4) 负责本部门纠正、预防措施的实施;

    f) 测量队

    1) 负责本队接受的测量任务的策划,编制测量大纲;

    2) 负责完成院分配的测量、测绘任务;

    3) 负责管理好本队使用的顾客财产;

    4) 负责测量、测绘中不合格品的控制;

    5) 负责本部门改进措施的实施。

    g) 勘测队

    1) 负责本队接受的勘测任务的策划,编制勘测大纲;

    2) 负责完成院分配的水文地质、工程地质的勘测任务及岩土工程治理任务;

    3) 负责管理好本队使用的顾客财产;

    4) 负责本队改进措施的实施。

    h) 水利工程咨询中心

    1) 负责技术咨询服务项目的策划;

    2) 负责按7.3的要求完成技术咨询服务项目,按时交付咨询成果文件;

    3) 负责本中心使用的顾客财产的管理;

    4) 负责本中心技术咨询服务中不合格品的控制;

    5) 负责本中心改进措施的实施。

    j) 办公室

    1) 负责人力资源的管理;

    2) 负责基础设施的管理;

   3) 负责工作环境的管理;

    4) 负责本院内部审核的管理工作,负责内审员的管理;

   5) 负责文件的管理;档案室的管理;

    6) 负责记录的管理;

    7)协助院领导做好管理评审,并保存管理评审资料。

    k) 项目经理

    1) 负责设计项目的总体策划、编制策划书及进度计划,管理各小组之间技术和组织接口;

    2) 负责项目的总体评审、验证和确认工作;

    3) 负责对外委设计方的设计文件验收;

    4) 负责本项目使用的顾客财产的管理工作;

    5) 负责设计项目的交付及交付后的服务工作。

    m) 试验室

    1) 负责水质分析;

    2) 负责土样的分析。

    n) 档案室

    负责全院档案的管理工作。

5.5.2  管理者代表

管理者代表的职责和权限

a) 确保质量管理体系所需过程得到建立、实施、保持和持续改进;

b) 适时地向最高管理者报告质量管理体系运行的情况及持续改进的需求;

c) 领导内部审核活动;

d) 确保提高全体员工“增强顾客满意”的认识;

e) 代表本院负责就质量管理体系有关事宜与外部各方的联络工作。

5.5.3  内部沟通

本院应就质量管理体系的有效性进行内部沟通,确保接口信息能正确快速地传递,达到提高过程效率的目的。应编制作业文件,对内部沟通作出详细规定。

a) 沟通职责

1) 办公室总工办主管内部沟通,各部门负责本部门内部沟通的监督检查;

2) 各主管副院长负责分管部门的内部沟通及上、下沟通;

3) 各部门负责岗位接口信息的沟通。

b) 沟通内容

1) 顾客的期望与要求;

2) 顾客要求的变更:合同变更、设计更改等;

3) 质量管理体系过程接口信息及其有效性;

4) 设计产品及其他产品的符合性;

5) 各部门、各岗位达到其质量目标的现状与趋势。

c) 沟通方式可采用会议、质量例会、电话、布告栏、发布简报、局域网等形式,并将必要的信息形成记录。

5.6  管理评审

5.6.1  总则

a) 由院长按策划的时间间隔对质量管理体系进行评审,确保质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。管理评审的内容应包括质量管理体系改进的机会和变更的需求,适当时还应包括质量方针和质量目标;

b) 管理评审的时间间隔不得超过12个月,如遇特殊情况(如内外环境发生重大变化,发生顾客重大投诉、发生重大质量事故或产品质量发生滑坡趋势),由院长决定,可增加评审的频次;

c) 管理评审采取会议形式,由院长主持,最高管理层成员,有关部门负责人参加。管理评审应作出决定并提出措施;

d) 管理评审由办公室组织,并保持管理评审的记录。

5.6.2  评审输入

管理评审的输入包括以下内容:

a) 内、外部质量审核结果;

b) 纠正措施和预防措施的实施效果及改进的机会;

c) 过程实施的效果和产品的符合性;

d) 顾客满意程度的测量结果和顾客的投诉;

e) 以往管理评审跟踪措施及其有效性验证结果;

f) 市场及适用法律、法规的变化;

g) 本公司产品结构及组织机构的重大变化;

h) 质量方针、目标或质量状况对内外环境变化的适宜性;

i) 改进的机会和变更的需求。

5.6.3  评审输出

通过管理评审,院长应对质量管理体系乃至质量方针作出战略决策。管理评审的输出应包括:

a) 质量管理体系及其过程有效性的改进决定的措施;

b) 与顾客要求有关的产品的改进决定和措施;

c) 资源需求的决定和措施。

办公室记录评审情况,编写评审报告,管理者代表审核后,由院长批准发布。

管理评审确定的任何改进决定和措施,各部门应认真贯彻实施,办公室组织验证。